Как можно открыть мероприятие

Содержание
  1. Как организовать корпоративное мероприятие, чтобы получить от него максимум удовольствия
  2. Постановка целей
  3. Организатор корпоратива: как выбрать достойного
  4. Как цель определяет форму действия компании
  5. Какие корпоративы можно организовать, руководствуясь той или иной целью?
  6. Подготовка корпоративных мероприятий
  7. Создать концепцию
  8. Написать сценарий
  9. Выбор локации
  10. Если вы находитесь на закрытой территории (ресторан, клуб), необходимо обеспечить:
  11. Выбор меню
  12. При организации банкета на одну персону потребуются:
  13. Приглашение на фестиваль
  14. Подарки
  15. Как организовать масштабные корпоративные мероприятия – форумы, конференции, выставки и тому подобное
  16. Как проходит мероприятие компании заканчивается
  17. Как организовать деловую вечеринку
  18. Зачем вам это нужно?
  19. Кто может провести мероприятие
  20. Нужна оригинальная идея
  21. Сформулируйте ценность
  22. Приглашаем спонсоров и продаем билеты
  23. Привлекаем медиапартнеров
  24. Подготовка места проведения мероприятия

Как организовать корпоративное мероприятие, чтобы получить от него максимум удовольствия

В компании, стремящейся к успеху, корпоративные мероприятия — это уже не самодеятельность и не обычные банкеты. Как организовать корпоративное мероприятие, чтобы оно стало шагом к развитию и процветанию?

Постановка целей

Каждое корпоративное мероприятие должно быть направлено на одну или несколько особо актуальных целей:

— ориентация на результат;

— формирование корпоративной культуры;

— формирование положительного образа компании в сознании собственных сотрудников, партнеров, топ-менеджеров (для производственных подразделений, филиалов );

— реклама, продвижение товара;

— приобретение важных навыков, знаний;

— постановка целей и задач развития.

Правильно определить К Для достижения цели нужно хорошо понимать, что именно важно для компании или команды в данный конкретный момент. Поэтому руководство работает над поставленной целью вместе с HR-менеджером, маркетологами и аналитиками.

При выявлении неотложных проблем подбирается организатор корпоративных мероприятий, внутренний или внешний.

Стоит отметить, что организация Action самостоятельно связана с определенными рисками. Даже на обычной вечеринке гости скучают, спорят, могут позволить себе лишнего выпить, гости собираются отдельными группами. Корпоративное мероприятие может стать встречей, которая не объединит, а разъединит коллектив, возникнет напряжение между коллегами, у сотрудников возникнет негативное отношение друг к другу и к компании в целом.

¡ Важный! Согласно исследованию портала HeadHunter, около 22% (!) сотрудники ненавидят корпоративные мероприятия. Как оказалось 20% из этих 22% имеют корпоративы, организованные сотрудниками компании, 19% из-за нерабочего времени или выходных дней.Программируют по разным интересам и не допускают негатива на празднике?

Важно! Ни одна из целей события не будет достигнута, если вы сделаете это в выходные или после напряженного дня. Исключение составляют пешие походы, совместные поездки, но только по искреннему желанию сотрудников.

В соответствии с целью, формой корпоративного мероприятия, кругом гостей, ответственных лиц, выбираются финансовые средства, выделяются для проведения торжества .

Организатор корпоратива: как выбрать достойного

Все без исключения ивент-агентства позиционируют себя как непревзойденные мастера в организации праздников. Чтобы не ошибиться при выборе, обратите внимание на следующие моменты:

  • возраст компании: Конечно, иногда возраст приходит без опыта, но в условиях жесткой конкуренции, плохая компания просто не выживет;
  • отзывы, портфолио: отлично, если вы можете поговорить с одним или двумя клиентами компании, а не просто прочитать отзывы на сайте. О многом говорит и портфолио — с фотографиями, кратким описанием сценариев Страница показательна: если потенциальный организатор рассказывает о различных аспектах подготовки корпоратива, нюансах, максимально полно освещает тему, это говорит о серьезности агентства;
  • лицензия — требуется, если агентство осуществляет перевозки (перевозки), организует питание, аттракционы, обучение и другие мероприятия, проведение которых связано с обеспечением безопасности участников;
  • прайс-лист: доверие создается компанией, которая не скрывает цены на услуги. Конечно, цены могут варьироваться в пределах разумного в зависимости от обстановки и других периодов праздника.

Важно! При заключении договора с агентством максимально подробно пропишите все пункты сотрудничества, зону ответственности и, по возможности, действия в случае форс-мажора.

Как цель определяет форму действия компании

В принципе любая форма адаптируется к цели. Но есть самые выгодные сочетания.

Какие корпоративы можно организовать, руководствуясь той или иной целью?

  • командообразование, тимбилдинг отлично послужит дополнением к тимбилдингу, юбилеи компании, мероприятия, посвященные государственным и корпоративным праздникам: 23 февраля, 8 марта, Новый год, дальнейшие совместные поездки, экскурсии, командировки, тематические вечеринки и т.д.;
  • нацеленности на результат, формированию корпоративной культуры способствуют праздничные конференции/встречи, проводимые в живой и неформальной форме с подведением итогов и рассказом о сотрудниках, внесших свой вклад в успех компании, музыкальные номера, презентации ценные брендовые подарки, приглашения родственникам сотрудников;
  • положительный имидж компании успешно создается форумами, акциями, презентациями, ежегодными встречами с участием партнеров, менеджеров, клиентов; они также работают на рекламу;
  • Обучение коллектива, отработка необходимых навыков осуществляется на тренингах, семинарах.
Читайте также:  Как вконтакте открыть мои подписчики

Подготовка корпоративных мероприятий

Создать концепцию

Концепция – это внешнее оформление праздника, мероприятия, которое будет диктовать свою программу.

Опытные тренера, организаторы рекомендуют организовывать корпоративы по тематическим/сюжетным сценариям, например : «Оскар», «Возвращение в СССР», «Танец» (здесь возможно множество вариантов), «Народный праздник», «Пионерский лагерь», «Карнавал», «Дискотека» (80-е, 90-е…), по мотивам сериалов, популярных/популярных фильмов и т.д.

Важно! Чтобы учесть интересы максимального количества сотрудников, можно провести опрос. Если результаты слишком фрагментарны, можно составить новую концепцию с учетом предпочтений больших групп.

Написать сценарий

Когда концепция утверждена и разработана, она пишется или же они адаптировали сценарий. Это делают сотрудники ивент-агентства, но с обязательным (!) привлечением сотрудника отдела кадров или другого человека, хорошо знающего команду.

Важно! Сценарий должен содержать максимальное количество гостей с учетом их интересов, возраста, физических возможностей. И, конечно же, многоуровневый менеджмент, если очень хочется поднять настроение команде.

Не бойтесь, что топ-менеджеры в костюмах снежинок или зайчиков потеряют свой авторитет: если они настоящие профессионалы, строгие а у честных руководителей их авторитет будет только расти. А если не получается, руководству пора задуматься о профессиональных качествах менеджера.

Выбор локации

На нее влияет множество факторов: состояние, бюджет, количество гостей, сезон, задачи.

Помимо традиционных банкетных залов, ресторанов, ночных клубов и развлекательные центры, места можно выбирать оригинальные — производственные цеха, заброшенные здания (по возможности и с подходящей концепцией), скалодромы, пейнтбольные и лазерные поля и т.д.

Если вы находитесь на закрытой территории (ресторан, клуб), необходимо обеспечить:

  • все гости смогут удобно расположиться в проходе;
  • заведение имеет презентабельный вид;
  • есть раздевалки, санузлы, ухоженные и удобные;
  • световое и музыкальное оборудование имеется или может быть быстро подключено (собственное или арендованное);
  • есть танцпол;
  • учреждение находится под наблюдением и оснащено видеокамерами;
  • До объекта легко добраться на общественном транспорте, есть парковка для личных автомобилей.

Выбор меню

Меню, как и место проведения, зависит от бюджета, а также от формы мероприятия.

  • Столовый коктейль подходит для презентаций, церемоний (до или в конце);
  • Фуршет с большим количеством гостей устраивается с подробной и праздничной культурной программой. Часто это рекламные акции, брифинги, юбилеи и т. д.;
  • Банкет обеспечивает праздничное обслуживание и подходит для мероприятий высокого уровня или, наоборот, «семейных» (в упрощенной форме банкета);
  • Гриль подходит для активного отдыха: в парках, садах, на летних террасах. Сама кухня может стать частью шоу.

Важно! При планировании меню следует учитывать, что на одного гостя требуется примерно один килограмм пищи. Еда должна доставляться в номер (место) не сразу, а частями, чтобы угощение не было съедено сначала начисто.

При организации банкета на одну персону потребуются:

  • различные виды мяса — 100 гр.;
  • рыба разная — 100 гр.;
  • салаты — 300 гр.;
  • маринады — 70 гр.;
  • бутерброды горячие — 100 гр.;
  • горячее — 200-300 гр.;
  • десерты — 70-100 гр.;
  • фрукты — 200-300 гр.;
  • напитки: водка — 100 г, шампанское — 150 г, красное вино — 250 г, белое вино — 150 г, сок — 0,3 л, минеральная вода — 0,3 л

Приглашение на фестиваль

Даже если у вас нет сторонних гостей, вы должны пригласить своих сотрудников за 1-2 недели. Они могут планировать свое время и «улучшать» свое настроение.

Важно! Вовлеките сотрудников, клиентов, партнеров, объявите о мероприятии, объявите о своей концепции, некоторых пунктах повестки дня. Хорошим примером этого являются цирковые и театральные знамена.

Подарки

Подарки необходимы для большинства мероприятий, в том числе как проявление уважения со стороны руководства к своим сотрудникам. Поэтому покупать сувениры для конкурсов, партнеров, именные, в связи с событием или юбилеем необходимо задолго до события.

Важно! Если к пожертвованию нанесен логотип компании, это может быть учтено как расходы на рекламу и, таким образом, уменьшить налоговую базу. Однако стоимость подарка в этом случае не должна превышать 4 тыс. рублей.

Читайте также:  3 ндфл что это такое как получить

Как организовать масштабные корпоративные мероприятия – форумы, конференции, выставки и тому подобное

Если вы проводите такое мероприятие, обратитесь к профессиональному организатору корпоративных мероприятий.

Поговорка «Скупой платит дважды» актуальна как никогда. Самостоятельно вы не сможете организовать такое масштабное мероприятие на высоком уровне, а потому компания однозначно проиграет, как в плане имиджа, так и в популярности, и в прибыли.

Как проходит мероприятие компании заканчивается

Новости, бухгалтерский учет, охрана отзывов команды. Последнее обязательно, так как поможет избежать ошибок в будущем и покажет, как была достигнута цель.

Источник

Как организовать деловую вечеринку

В текущей экономической ситуации компании сосредотачиваются на продажах при одновременном снижении затрат на маркетинг. При таком подходе может быть выгодно начать собственное мероприятие с участием внешних источников финансирования: с меньшими затратами вы сможете привлечь новых клиентов или партнеров. Компания «Полилог» занимается производством мероприятий. За 15 лет работы мы поняли основные принципы, которые помогут малому бизнесу организовывать мероприятия.

В нынешних экономических условиях предприятия сосредотачиваются на продажах, сокращая расходы на маркетинг. При таком подходе может быть выгодно начать собственное мероприятие с использованием внешних источников финансирования: вы можете получить новых клиентов или партнеров с меньшими затратами. «Полилог» — организатор мероприятий, и за более чем 15 лет работы мы поняли, что организация праздников, выставок и презентаций выгодна малому бизнесу.

Зачем вам это нужно?

Мероприятие сам открывает прямой путь к целевой аудитории. это отличный способ продвижения бренда компании и ее товаров и услуг, получения новых клиентов и дополнительного дохода от самого мероприятия.

Каждое мероприятие уникально и формат может быть абсолютно любым. В сегменте B2C часто бывают ярмарки и вечеринки (платные и бесплатные), экологические инициативы, детские праздники или городские праздники, если нужно подружиться с местным населением. На рынке B2B есть смысл делать ставки на форумы, выставки и профессиональные конференции. Хотя вполне возможен и развлекательный формат. Например, наши партнеры организуют проект «Ночь дебатов» — это ночные дебаты для бизнес-элиты по актуальным вопросам вместе с фуршетом, музыкой и неформальным общением.

Кто может провести мероприятие

Участвовать в мероприятии стоит, если вы намерены зарекомендовать себя на рынке и вам есть что показать: интересные идеи, технические разработки, перспективные продукты и услуги. Не думайте, что это маленькая компания, поэтому акция не соответствует поставленной задаче. Нашим партнером в организации форума Apps4all выступила компания Evotech, разработчик мобильных приложений в категории малого бизнеса. В 2012 году ребята придумали организовать отраслевой форум и обратились к нам за финансированием. Первый форум собрал 700 участников, а к 2014 году аудитория удвоилась. Форум прошел за счет привлечения внешних финансовых ресурсов: спонсоров, партнеров и посетителей, купивших билеты. Партнерами прошедшего форума выступили такие компании, как IBM, PayPal, Samsung и другие.

Размер компании или отсутствие бюджета не помеха, главное заключается в том, чтобы проявить инициативу. За последние пять лет мы организовали 37 мероприятий с внешним финансированием. В 17 случаях не было предварительного бюджета, и мы начинали с нуля. Если идея нетривиальна, в нее обязательно кто-то захочет вложиться.

Нужна оригинальная идея

Хорошо, если ваше мероприятие будет чем-то таким, чего страна еще никогда не делала в этом область. Или он будет самым большим по какому-то параметру. Или необычным в плане поведения. Стоит присмотреться к новым тенденциям – в ваших силах сделать их массовыми. Это продемонстрировал первый национальный фестиваль видеоблогеров «Видфест», который успешно прошел летом 2015 года. Мы организовали его вместе с группой молодых видеоблогеров и получили внешнее финансирование. Видеоблог набирает силу в нашей стране как канал связи бренда с потребителем и как инструмент кампаний по продвижению товаров и услуг среди молодежи. Мы выбрали формат, аналогичный американскому фестивалю VidCon. Загляните за границу, там много интересных событий, подобные которым с удовольствием принимают и в России.

Если вы все же считаете, что отдельное мероприятие не для вас, подумайте о том, чтобы превратить мероприятие в мероприятие. Производитель и продавец настольных игр Hobby World организует игровые зоны во время крупных городских праздников в надежде, что игроки будут стекаться в его магазины. Аналогичный подход используют издатели, рестораторы и производители продуктов питания и напитков. Этот подход работает как в сегменте B2B, так и в сегменте B2C.

Читайте также:  Smok pro bar как открыть

Сформулируйте ценность

Прежде чем приступить к продвижению вашего мероприятия, необходимо проанализировать интересы основных поставщиков. Почему Должны ли они уделять вам внимание, время или деньги? Для ответа полезно определить аудиторию мероприятия: демографические характеристики (пол, возраст, уровень дохода, социальный статус), привычки, уровень образования, интересы. Важно не забывать и о другой аудитории: например, если мероприятие предназначено для детей от 8 до 12 лет, многие придут с родителями, бабушками и дедушками в возрасте от 26 до 60+.

Следующий шаг – понять, какие возможности откроются для участников, взаимодействовать с этой аудиторией. Ответы на эти вопросы нужно выразить в конкретных цифрах. «Многие люди узнают о вас» — плохая подсказка. «О вас узнают 9000 москвичей в возрасте от 18 до 26 лет, половина из которых присоединится к вашим социальным сетям, чтобы следить за новостями компании».

После определения стейкхолдеров и их преимуществ нужно создать понятное и красивое предложение : серьезные партнеры не воспринимают всерьез поспешные презентации. Вот только один совет: не теряйте время зря.

Приглашаем спонсоров и продаем билеты

При поиске спонсоров ориентируйтесь на тех, чья целевая аудитория совпадает с аудиторией мероприятия. Зачастую масштаб компаний не важен, бывает полезно искать игроков из неконкурентной среды. Спонсорами Видфеста являются производители молодежной косметики, одежды, гаджетов, поставщики продуктов питания и подарков, журналы о красоте, электронные игры и интернет-магазины. Партнерами Apps4All были банки, производители электроники, софтверные гиганты, операторы связи, а также университеты и органы государственной власти, власти.

Продажа билетов также приносит доход. Для первого Видфеста этот адрес оказался еще важнее: за два дня подростки в возрасте от 13 до 16 лет купили около 10 000 билетов. Однако, чтобы максимизировать спрос, необходимо четко определить заинтересованную публику. В 2013 году мы продали билеты на международную инвестиционную конференцию в Центральной и Восточной Европе. Как показали звонки финансовых и инвестиционных компаний, их директора не очень интересовались этой темой, а вот аналитики заинтересовались сразу.

Чтобы хорошо организованное торговое мероприятие принесло свои плоды, нужно иметь как минимум 1000 человек посещающих и не менее 5000-7000 человек для массового мероприятия. Стоимость таких мероприятий не менее 2-5 и 10-15 миллионов рублей. Торговое мероприятие может быть реализовано с участием от одного до трех партнеров. Для массового мероприятия потребуется привлечь не менее пяти крупных партнеров и несколько десятков мелких.

Привлекаем медиапартнеров

На мероприятии без медиапартнеров не обойтись: нужно хорошие отношения с публикой. Сейчас наиболее эффективны электронные СМИ и социальные сети. Многие блоггеры готовы с ними связаться. Одни хотят получить эксклюзивное освещение событий, другие готовы публиковать интервью с ведущими экспертами, третьи надеются привлечь свою аудиторию. Вы можете предложить медиа-партнерам разместить на сайте полки с продукцией, разместить журналы, газеты или текущие события. Отличный вариант – пригласить медиа-партнера для интеграции в программу мероприятия со своими содержание. Например, закрепление спикера для обсуждения или проведение отдельной тематической сессии.

Подготовка места проведения мероприятия

Для организации мероприятия необходимо помещение и техническое оснащение: освещение, звукоусиление система, видеопроекторы и т.д. Вам также понадобятся декорации, репродукции и сувениры. Возможно, вам придется заказать еду для гостей. Ищите стимулы, побуждающие технологических партнеров предоставлять свои услуги бесплатно или по сниженной цене.

Особое внимание стоит уделить молодым компаниям. В 2013 году один из новых московских конгресс-центров добровольно уступил место проведения «Ночи дебатов» со значительной скидкой, так как его клиентами могли стать представители бизнес-сферы. А на одном из кардиологических конгрессов удалось обеспечить бесплатную видеотрансляцию в прямом эфире — телекоммуникационный оператор только выходил на рынок и пытался заявить о себе.

Можно договориться с уже известными техническими партнерами на рынок, если предложить им сотрудничество вне сезона. Узнайте, когда они наименее заняты; в эти месяцы, дни или часы расходы могут быть ниже, чем обычно.

Источник

Поделиться с друзьями
Решатор