Как можно открыть мероприятие

Как организовать корпоративное мероприятие, чтобы получить от него максимум удовольствия

В компании, стремящейся к успеху, корпоративные мероприятия — это уже не самодеятельность и не обычные банкеты. Как организовать корпоративное мероприятие, чтобы оно стало шагом к развитию и процветанию?

Постановка целей

Каждое корпоративное мероприятие должно быть направлено на одну или несколько особо актуальных целей:

— ориентация на результат;

— формирование корпоративной культуры;

— формирование положительного образа компании в сознании собственных сотрудников, партнеров, топ-менеджеров (для производственных подразделений, филиалов );

— реклама, продвижение товара;

— приобретение важных навыков, знаний;

— постановка целей и задач развития.

Правильно определить К Для достижения цели нужно хорошо понимать, что именно важно для компании или команды в данный конкретный момент. Поэтому руководство работает над поставленной целью вместе с HR-менеджером, маркетологами и аналитиками.

При выявлении неотложных проблем подбирается организатор корпоративных мероприятий, внутренний или внешний.

Стоит отметить, что организация Action самостоятельно связана с определенными рисками. Даже на обычной вечеринке гости скучают, спорят, могут позволить себе лишнего выпить, гости собираются отдельными группами. Корпоративное мероприятие может стать встречей, которая не объединит, а разъединит коллектив, возникнет напряжение между коллегами, у сотрудников возникнет негативное отношение друг к другу и к компании в целом.

¡ Важный! Согласно исследованию портала HeadHunter, около 22% (!) сотрудники ненавидят корпоративные мероприятия. Как оказалось 20% из этих 22% имеют корпоративы, организованные сотрудниками компании, 19% из-за нерабочего времени или выходных дней.Программируют по разным интересам и не допускают негатива на празднике?

Важно! Ни одна из целей события не будет достигнута, если вы сделаете это в выходные или после напряженного дня. Исключение составляют пешие походы, совместные поездки, но только по искреннему желанию сотрудников.

В соответствии с целью, формой корпоративного мероприятия, кругом гостей, ответственных лиц, выбираются финансовые средства, выделяются для проведения торжества .

Организатор корпоратива: как выбрать достойного

Все без исключения ивент-агентства позиционируют себя как непревзойденные мастера в организации праздников. Чтобы не ошибиться при выборе, обратите внимание на следующие моменты:

• возраст компании: Конечно, иногда возраст приходит без опыта, но в условиях жесткой конкуренции, плохая компания просто не выживет;
• отзывы, портфолио: отлично, если вы можете поговорить с одним или двумя клиентами компании, а не просто прочитать отзывы на сайте. О многом говорит и портфолио — с фотографиями, кратким описанием сценариев Страница показательна: если потенциальный организатор рассказывает о различных аспектах подготовки корпоратива, нюансах, максимально полно освещает тему, это говорит о серьезности агентства;
• лицензия — требуется, если агентство осуществляет перевозки (перевозки), организует питание, аттракционы, обучение и другие мероприятия, проведение которых связано с обеспечением безопасности участников;
• прайс-лист: доверие создается компанией, которая не скрывает цены на услуги. Конечно, цены могут варьироваться в пределах разумного в зависимости от обстановки и других периодов праздника.

Важно! При заключении договора с агентством максимально подробно пропишите все пункты сотрудничества, зону ответственности и, по возможности, действия в случае форс-мажора.

Как цель определяет форму действия компании

В принципе любая форма адаптируется к цели. Но есть самые выгодные сочетания.

Какие корпоративы можно организовать, руководствуясь той или иной целью?

• командообразование, тимбилдинг отлично послужит дополнением к тимбилдингу, юбилеи компании, мероприятия, посвященные государственным и корпоративным праздникам: 23 февраля, 8 марта, Новый год, дальнейшие совместные поездки, экскурсии, командировки, тематические вечеринки и т.д.;
• нацеленности на результат, формированию корпоративной культуры способствуют праздничные конференции/встречи, проводимые в живой и неформальной форме с подведением итогов и рассказом о сотрудниках, внесших свой вклад в успех компании, музыкальные номера, презентации ценные брендовые подарки, приглашения родственникам сотрудников;
• положительный имидж компании успешно создается форумами, акциями, презентациями, ежегодными встречами с участием партнеров, менеджеров, клиентов; они также работают на рекламу;
• Обучение коллектива, отработка необходимых навыков осуществляется на тренингах, семинарах.

Подготовка корпоративных мероприятий

Создать концепцию

Концепция – это внешнее оформление праздника, мероприятия, которое будет диктовать свою программу.

Опытные тренера, организаторы рекомендуют организовывать корпоративы по тематическим/сюжетным сценариям, например : «Оскар», «Возвращение в СССР», «Танец» (здесь возможно множество вариантов), «Народный праздник», «Пионерский лагерь», «Карнавал», «Дискотека» (80-е, 90-е…), по мотивам сериалов, популярных/популярных фильмов и т.д.

Важно! Чтобы учесть интересы максимального количества сотрудников, можно провести опрос. Если результаты слишком фрагментарны, можно составить новую концепцию с учетом предпочтений больших групп.

Написать сценарий

Когда концепция утверждена и разработана, она пишется или же они адаптировали сценарий. Это делают сотрудники ивент-агентства, но с обязательным (!) привлечением сотрудника отдела кадров или другого человека, хорошо знающего команду.

Важно! Сценарий должен содержать максимальное количество гостей с учетом их интересов, возраста, физических возможностей. И, конечно же, многоуровневый менеджмент, если очень хочется поднять настроение команде.

Не бойтесь, что топ-менеджеры в костюмах снежинок или зайчиков потеряют свой авторитет: если они настоящие профессионалы, строгие а у честных руководителей их авторитет будет только расти. А если не получается, руководству пора задуматься о профессиональных качествах менеджера.

Выбор локации

На нее влияет множество факторов: состояние, бюджет, количество гостей, сезон, задачи.

Помимо традиционных банкетных залов, ресторанов, ночных клубов и развлекательные центры, места можно выбирать оригинальные — производственные цеха, заброшенные здания (по возможности и с подходящей концепцией), скалодромы, пейнтбольные и лазерные поля и т.д.

Если вы находитесь на закрытой территории (ресторан, клуб), необходимо обеспечить:

• все гости смогут удобно расположиться в проходе;
• заведение имеет презентабельный вид;
• есть раздевалки, санузлы, ухоженные и удобные;
• световое и музыкальное оборудование имеется или может быть быстро подключено (собственное или арендованное);
• есть танцпол;
• учреждение находится под наблюдением и оснащено видеокамерами;
• До объекта легко добраться на общественном транспорте, есть парковка для личных автомобилей.

Выбор меню

Меню, как и место проведения, зависит от бюджета, а также от формы мероприятия.

• Столовый коктейль подходит для презентаций, церемоний (до или в конце);
• Фуршет с большим количеством гостей устраивается с подробной и праздничной культурной программой. Часто это рекламные акции, брифинги, юбилеи и т. д.;
• Банкет обеспечивает праздничное обслуживание и подходит для мероприятий высокого уровня или, наоборот, «семейных» (в упрощенной форме банкета);
• Гриль подходит для активного отдыха: в парках, садах, на летних террасах. Сама кухня может стать частью шоу.

Важно! При планировании меню следует учитывать, что на одного гостя требуется примерно один килограмм пищи. Еда должна доставляться в номер (место) не сразу, а частями, чтобы угощение не было съедено сначала начисто.

При организации банкета на одну персону потребуются:

• различные виды мяса — 100 гр.;
• рыба разная — 100 гр.;
• салаты — 300 гр.;
• маринады — 70 гр.;
• бутерброды горячие — 100 гр.;
• горячее — 200-300 гр.;
• десерты — 70-100 гр.;
• фрукты — 200-300 гр.;
• напитки: водка — 100 г, шампанское — 150 г, красное вино — 250 г, белое вино — 150 г, сок — 0,3 л, минеральная вода — 0,3 л

Приглашение на фестиваль

Даже если у вас нет сторонних гостей, вы должны пригласить своих сотрудников за 1-2 недели. Они могут планировать свое время и «улучшать» свое настроение.

Важно! Вовлеките сотрудников, клиентов, партнеров, объявите о мероприятии, объявите о своей концепции, некоторых пунктах повестки дня. Хорошим примером этого являются цирковые и театральные знамена.

Подарки

Подарки необходимы для большинства мероприятий, в том числе как проявление уважения со стороны руководства к своим сотрудникам. Поэтому покупать сувениры для конкурсов, партнеров, именные, в связи с событием или юбилеем необходимо задолго до события.

Важно! Если к пожертвованию нанесен логотип компании, это может быть учтено как расходы на рекламу и, таким образом, уменьшить налоговую базу. Однако стоимость подарка в этом случае не должна превышать 4 тыс. рублей.

Как организовать масштабные корпоративные мероприятия – форумы, конференции, выставки и тому подобное

Если вы проводите такое мероприятие, обратитесь к профессиональному организатору корпоративных мероприятий.

Поговорка «Скупой платит дважды» актуальна как никогда. Самостоятельно вы не сможете организовать такое масштабное мероприятие на высоком уровне, а потому компания однозначно проиграет, как в плане имиджа, так и в популярности, и в прибыли.

Как проходит мероприятие компании заканчивается

Новости, бухгалтерский учет, охрана отзывов команды. Последнее обязательно, так как поможет избежать ошибок в будущем и покажет, как была достигнута цель.

Источник

Как организовать деловую вечеринку

В текущей экономической ситуации компании сосредотачиваются на продажах при одновременном снижении затрат на маркетинг. При таком подходе может быть выгодно начать собственное мероприятие с участием внешних источников финансирования: с меньшими затратами вы сможете привлечь новых клиентов или партнеров. Компания «Полилог» занимается производством мероприятий. За 15 лет работы мы поняли основные принципы, которые помогут малому бизнесу организовывать мероприятия.

В нынешних экономических условиях предприятия сосредотачиваются на продажах, сокращая расходы на маркетинг. При таком подходе может быть выгодно начать собственное мероприятие с использованием внешних источников финансирования: вы можете получить новых клиентов или партнеров с меньшими затратами. «Полилог» — организатор мероприятий, и за более чем 15 лет работы мы поняли, что организация праздников, выставок и презентаций выгодна малому бизнесу.

Зачем вам это нужно?

Мероприятие сам открывает прямой путь к целевой аудитории. это отличный способ продвижения бренда компании и ее товаров и услуг, получения новых клиентов и дополнительного дохода от самого мероприятия.

Каждое мероприятие уникально и формат может быть абсолютно любым. В сегменте B2C часто бывают ярмарки и вечеринки (платные и бесплатные), экологические инициативы, детские праздники или городские праздники, если нужно подружиться с местным населением. На рынке B2B есть смысл делать ставки на форумы, выставки и профессиональные конференции. Хотя вполне возможен и развлекательный формат. Например, наши партнеры организуют проект «Ночь дебатов» — это ночные дебаты для бизнес-элиты по актуальным вопросам вместе с фуршетом, музыкой и неформальным общением.

Кто может провести мероприятие

Участвовать в мероприятии стоит, если вы намерены зарекомендовать себя на рынке и вам есть что показать: интересные идеи, технические разработки, перспективные продукты и услуги. Не думайте, что это маленькая компания, поэтому акция не соответствует поставленной задаче. Нашим партнером в организации форума Apps4all выступила компания Evotech, разработчик мобильных приложений в категории малого бизнеса. В 2012 году ребята придумали организовать отраслевой форум и обратились к нам за финансированием. Первый форум собрал 700 участников, а к 2014 году аудитория удвоилась. Форум прошел за счет привлечения внешних финансовых ресурсов: спонсоров, партнеров и посетителей, купивших билеты. Партнерами прошедшего форума выступили такие компании, как IBM, PayPal, Samsung и другие.

Размер компании или отсутствие бюджета не помеха, главное заключается в том, чтобы проявить инициативу. За последние пять лет мы организовали 37 мероприятий с внешним финансированием. В 17 случаях не было предварительного бюджета, и мы начинали с нуля. Если идея нетривиальна, в нее обязательно кто-то захочет вложиться.

Нужна оригинальная идея

Хорошо, если ваше мероприятие будет чем-то таким, чего страна еще никогда не делала в этом область. Или он будет самым большим по какому-то параметру. Или необычным в плане поведения. Стоит присмотреться к новым тенденциям – в ваших силах сделать их массовыми. Это продемонстрировал первый национальный фестиваль видеоблогеров «Видфест», который успешно прошел летом 2015 года. Мы организовали его вместе с группой молодых видеоблогеров и получили внешнее финансирование. Видеоблог набирает силу в нашей стране как канал связи бренда с потребителем и как инструмент кампаний по продвижению товаров и услуг среди молодежи. Мы выбрали формат, аналогичный американскому фестивалю VidCon. Загляните за границу, там много интересных событий, подобные которым с удовольствием принимают и в России.

Если вы все же считаете, что отдельное мероприятие не для вас, подумайте о том, чтобы превратить мероприятие в мероприятие. Производитель и продавец настольных игр Hobby World организует игровые зоны во время крупных городских праздников в надежде, что игроки будут стекаться в его магазины. Аналогичный подход используют издатели, рестораторы и производители продуктов питания и напитков. Этот подход работает как в сегменте B2B, так и в сегменте B2C.

Сформулируйте ценность

Прежде чем приступить к продвижению вашего мероприятия, необходимо проанализировать интересы основных поставщиков. Почему Должны ли они уделять вам внимание, время или деньги? Для ответа полезно определить аудиторию мероприятия: демографические характеристики (пол, возраст, уровень дохода, социальный статус), привычки, уровень образования, интересы. Важно не забывать и о другой аудитории: например, если мероприятие предназначено для детей от 8 до 12 лет, многие придут с родителями, бабушками и дедушками в возрасте от 26 до 60+.

Следующий шаг – понять, какие возможности откроются для участников, взаимодействовать с этой аудиторией. Ответы на эти вопросы нужно выразить в конкретных цифрах. «Многие люди узнают о вас» — плохая подсказка. «О вас узнают 9000 москвичей в возрасте от 18 до 26 лет, половина из которых присоединится к вашим социальным сетям, чтобы следить за новостями компании».

После определения стейкхолдеров и их преимуществ нужно создать понятное и красивое предложение : серьезные партнеры не воспринимают всерьез поспешные презентации. Вот только один совет: не теряйте время зря.

Приглашаем спонсоров и продаем билеты

При поиске спонсоров ориентируйтесь на тех, чья целевая аудитория совпадает с аудиторией мероприятия. Зачастую масштаб компаний не важен, бывает полезно искать игроков из неконкурентной среды. Спонсорами Видфеста являются производители молодежной косметики, одежды, гаджетов, поставщики продуктов питания и подарков, журналы о красоте, электронные игры и интернет-магазины. Партнерами Apps4All были банки, производители электроники, софтверные гиганты, операторы связи, а также университеты и органы государственной власти, власти.

Продажа билетов также приносит доход. Для первого Видфеста этот адрес оказался еще важнее: за два дня подростки в возрасте от 13 до 16 лет купили около 10 000 билетов. Однако, чтобы максимизировать спрос, необходимо четко определить заинтересованную публику. В 2013 году мы продали билеты на международную инвестиционную конференцию в Центральной и Восточной Европе. Как показали звонки финансовых и инвестиционных компаний, их директора не очень интересовались этой темой, а вот аналитики заинтересовались сразу.

Чтобы хорошо организованное торговое мероприятие принесло свои плоды, нужно иметь как минимум 1000 человек посещающих и не менее 5000-7000 человек для массового мероприятия. Стоимость таких мероприятий не менее 2-5 и 10-15 миллионов рублей. Торговое мероприятие может быть реализовано с участием от одного до трех партнеров. Для массового мероприятия потребуется привлечь не менее пяти крупных партнеров и несколько десятков мелких.

Привлекаем медиапартнеров

На мероприятии без медиапартнеров не обойтись: нужно хорошие отношения с публикой. Сейчас наиболее эффективны электронные СМИ и социальные сети. Многие блоггеры готовы с ними связаться. Одни хотят получить эксклюзивное освещение событий, другие готовы публиковать интервью с ведущими экспертами, третьи надеются привлечь свою аудиторию. Вы можете предложить медиа-партнерам разместить на сайте полки с продукцией, разместить журналы, газеты или текущие события. Отличный вариант – пригласить медиа-партнера для интеграции в программу мероприятия со своими содержание. Например, закрепление спикера для обсуждения или проведение отдельной тематической сессии.

Подготовка места проведения мероприятия

Для организации мероприятия необходимо помещение и техническое оснащение: освещение, звукоусиление система, видеопроекторы и т.д. Вам также понадобятся декорации, репродукции и сувениры. Возможно, вам придется заказать еду для гостей. Ищите стимулы, побуждающие технологических партнеров предоставлять свои услуги бесплатно или по сниженной цене.

Особое внимание стоит уделить молодым компаниям. В 2013 году один из новых московских конгресс-центров добровольно уступил место проведения «Ночи дебатов» со значительной скидкой, так как его клиентами могли стать представители бизнес-сферы. А на одном из кардиологических конгрессов удалось обеспечить бесплатную видеотрансляцию в прямом эфире — телекоммуникационный оператор только выходил на рынок и пытался заявить о себе.

Можно договориться с уже известными техническими партнерами на рынок, если предложить им сотрудничество вне сезона. Узнайте, когда они наименее заняты; в эти месяцы, дни или часы расходы могут быть ниже, чем обычно.

Источник